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Software di Gestione Documentale
LEAN DOCUMENT MANAGEMENT
Lean Document Management
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(.....Lean document management ...segue)
La metodologia lean, in maniera simile alle aree produttive, individua 7+1 tipi di sprechi nella area degli Uffici e dei Servizi :
Tipi di Spreco rilevati dalla Lean |
Esempio di sprechi in metodologia lean |
1- Sovrapproduzione Per sovrapproduzione, secondo lean,si intende una produzione non immediatamente richiesta a valle nelle produzione |
Stampare documenti prima che servano Comprare prima che serva Elaborare documenti prima che servano all’ operatore nella fase successiva |
2 - Qualunque forma di elaborazione di documenti a lotti |
Riempire box sia elettronici che cartacei di documenti Elaborazione documenti e report a lotti Generare storici di vendite |
3 - Tempi di attese |
Lentezze del sistema elettronico Tempi di attese per le necessarie approvazioni Tempi di attesa per ricevere informazioni dai clienti |
4 - Ulteriori elaborazioni dati e documenti non necessari (secondo il metodo lean) |
Reintroduzioni di dati dati (all'interno dei documenti e all'interno di sistemi informativi) Richiesta extra stampe, copie Richieste di report non strettamente necessari Richiesta di approvazioni non necessarie |
5 - Necessità di correzioni |
Errori nell’immissione di dati, nelle fatture o del design Richieste successive di cambiamenti Errori dovuti al turnover degli addetti |
6 - Troppi movimenti degli operatori |
Movimenti per raggiungere la fotocopiatrice, il fax, gli altri uffici,… |
7 - Movimentazione documenti |
Troppe email con troppi allegati Movimentazione documenti per le approvazioni |
8 - Risorse sottoutilizzate |
Minima responsabilizzazione delle persone anche per attività basilari e rigida gerarchia di comando Disponibilità non adeguata degli strumenti di lavoro necessari |
Le attività svolte nel mondo degli uffici e dei servizi producono una rilevante quantità di documenti le cui fasi di creazione e gestione includono molti sprechi, specialmente se osservati secondo le logiche della metodologia lean.
In particolare modo la gestione di documenti digitali è contraddistinta da molti sprechi che gli strumenti di base forniti con i computer non risolvono. In molti casi questi sprechi sono dati per inevitabili o addirittura non sono compresi.
......Lean document management e la ricerca degli sprechi
10 ottime ragioni per usare Archinizer
- Archinizer? Cosa ne penso?
Oggi e' indispensabile in azienda.
Finiti gli sprechi nella gestione e condivisione dei documenti.
Tutto sotto controllo. - - Dott.ssa Barbara Ferro -
- Moscardo Luca & Associati -
Dove è usato Archinizer?
Archinizer viene usato con successo nei settori: meccanico, amministrativo, legale, grafico, manifatturiero, assicurativo, alimentare, vinicolo